دليل السياسات والإجراءات لوحدة التطوع

 

 

 

دليل

السياسات والإجراءات لوحدة العمل التطوعي بجمعية نماء الأهلية

 

 

الوصول السريع

اضغط على زر ctrl ثم العنوان الرئيسي للانتقال إلى السياسات المتعلقة بها.

أولاً: التخطيط والتعزيز

1. إعداد السياسات و الاجراءات

2. التعريف بدوافع إشراك المتطوعين

3. اختيار منسق / مدير التطوع

4. وضع خطة تشغيلية بموازنة سنوية

5. استثمار التقنية في عملية التطوع

6. مراجعة عملية إشراك المتطوعين

ثانياً: تصميم الفرص والاستقطاب

1. تصميم الفرص التطوعية

2. التقنية لتسويق الفرص التطوعية

3. تحديد الإجراءات التأديبية

ثالثاً: الفرز  والتسكين

1. توثيق معلومات وبيانات المتطوعين

2. التعرف على دوافع المتطوعين

3. حماية خصوصية المتطوعين

4. التعامل مع المتطوع في حالة عدم قبوله

رابعاً: التوجيه والتدريب

1. التوجيه قبل التسكين

2. التوجيه والتعريف

3. التدريب والتطوير

خامساً: الدعم والإشراف

1. الشكاوى والتظلمات والتصرف مع الحالات غير اللائقة.

2. أحقية رفض المتطوع المطالب

3. الدعم المالي والإشراف الفني

4. تطوير مهارات المشرفين ومناقشة قضايا المتطوعين

  1. التغذية الراجعة

سادساً: التقدير والتكريم

 

 

 

 

1. أولاً: التخطيط والتعزيز

 

2. إعداد السياسات والإجراءات:

 

1,1,1

السياسة

تعتمد الجمعية كتابة سياسات وإجراءات إدارية تحكم عمليات إدارة المتطوعين، بما يتوافق مع احتياجات الجمعية، وتقوم بإتاحتها لأصحاب العلاقة بالتطوع. (*)

الإجراءات

  1. يقوم المدير العام في الجمعية بصياغة منطلقات ورؤية الجمعية لإشراك المتطوعين.
  2. تسند إدارة الجمعية مهمة نشر منطلقات ورؤية الجمعية في إشراك المتطوعين لإدارة العلاقات العامة والإعلام بما يحقق تعزيز ثقافة التطوع داخلياً وخارجياً.
  3. تقوم لجنة العمل التطوعي برسم المسودة العامة للسياسات والإجراءات من خلال ورش عمل أو لقاءات مباشرة وصياغتها وفق إجراءات مفصّلة شاملة لجميع نطاقات التطوع وتسهم في إشراك المتطوعين في العملية التطوعية بما يحقق الكفاءة والفاعلية للجمعية.
  4. تقوم إدارة الجمعية بمراجعة واعتماد السياسات والإجراءات بما تتوافق مع توجهات الجمعية وقيمها المؤسسية وبما تضمن تحقيق العدالة في تكافؤ الفرص والتنوع في تحديد الأدوار التطوعية.
  5. تتيح الجمعية السياسات والإجراءات لجميع المعنيين بالتطوع وتتأكد من استيعابهم وفهمهم وتحثهم على تطبيقه وتطويره.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. التعريف بدوافع إشراك المتطوعين

 

1.2.1

السياسة

تتبنى الجمعية نشر ثقافة التطوع بين العاملين وتبين أسباب ودوافع إشراكها للمتطوعين فيها والقيام بمساندتهم لتحقيق الأهداف المنشودة.

الإجراءات

  1.  تقوم وحدة العمل التطوعي بنشر ثقافة التطوع بين العاملين من خلال ورش العمل والمنشورات ومن خلال مواقع التواصل الاجتماعي واللقاءات الدورية للعاملين بحيث يتقبلون إشراك المتطوعين في الجمعية ويشعرون أنهم شركاء في تحقيق رؤية ورسالة وأهداف الجمعية.
  2.  تبين إدارة الجمعية لكافة العاملين الدوافع والأسباب من إشراك المتطوعين والمنافع المتبادلة للمتطوعين والجمعية بأساليب متعددة وآليات متنوعة مثال (المواد التوعوية بالتطوع والبرامج التوجيهية للموظفين الجدد وغيرها).
  3. تشرك لجنة العمل التطوعي العاملين في تصميم أهداف وحدة العمل التطوعي كما تقوم وحدة العمل التطوعي بإشراك مديري الإدارات في تصميم الفرص التطوعية المختلفة.

 

 

                                                                   

4. وضع خطة تشغيلية بموازنة سنوية:

 

1,3,1

السياسة

تلتزم الجمعية بتغطية جميع الاحتياجات المتعلقة بالتطوع، وتعمل على توفير الموارد والمواد الضرورية لقيام المتطوعين بفرصهم التطوعية. (*)

 

الإجراءات

 

  1. توفر الجمعية المبالغ المالية الكافية لتحقيق البرامج والأنشطة والمبادرات المتضمنة في الخطة التشغيلية وتتأكد من صرفها ضمن البنود المخصصة لها.
     

 

 

ثانياً: تصميم الفرص والاستقطاب

 

1. تصميم الفرص التطوعية

 

2.1.1

السياسة

تقوم الجمعية بتوصيف الفرص التطوعية، موضحةً المهام والمهارات المطلوبة من المتطوع والتي تلبي احتياج الجمعية، كما توضح هذه الفرص الفوائد والعوائد التي تعود على المتطوع من هذه الفرصة وطبيعة الإشراف والدعم الذي سيحصل عليه من الجمعية، وتحليل المخاطر المحتملة وتحديد الإجراءات التي ستقوم باتخاذها لتخفيف تأثير هذه المخاطر. (*)

2.1.2

السياسة

تؤمن الجمعية بأهمية التنوع في إشراك المتطوعين، ولذلك تحاول استقطاب شرائح جديدة من خلال المهام التطوعية المحددة في الفرص التطوعية.

الإجراءات

  1. تقوم وحدة العمل التطوعي بتحديد الاحتياج من المتطوعين لكافة الإدارات والأقسام وفق نموذج تحديد الاحتياج التطوعي في الجمعية رقم (3).
  2. تُكتب المهام المطلوبة من المتطوعين في كل فرصة من الفرص التطوعية، والتي تلبي احتياجات الجمعية.
  3. تحديد المهارات والخبرات والسمات الشخصية اللازم توفرها في المتطوع لأداء المهام المطلوبة وفق نموذج تصميم الفرص التطوعية رقم (4).
  4. تحديد من سيقوم بالإشراف والمتابعة على المتطوعين في كل فرصة.
  5. تحديد أنواع الدعم الذي سيحصل عليه المتطوع للقيام بمهامه (كالتوجيه، التدريب، سداد النفقات، المواصلات، الخ).
  6. تحديد الفوائد التي ستعود على المتطوعين من أداء هذه الفرصة سواء كانت على المتطوع (مباشرة أو غير مباشرة، كاكتساب المهارات، أو الرضا بإسعاد الآخرين).
  7. تحديد الإطار الزمني لأداء الفرصة وهل يوجد حد أدنى للمدة الزمنية للالتزام.
  8. دراسة وتحليل المخاطر المحتملة على المتطوع واتخاذ إجراءات لتخفيف هذه المخاطر.
  9. تنشر الجمعية فرصاً تطوعية تشمل أكبر شريحة من المتطوعين بما يحقق أهدافها.

 

 

 

                                                                   

2. تحديد الإجراءات التأديبية

 

2,2,1

السياسة

تتخذ الجمعية الإجراءات التأديبية تجاه أي تصرف أو سلوك مسيء يصدر عن المتطوع، ولا تتغاضى عن ذلك لكونه متطوعاً، إدراكا منها بأن المتطوع يمثل الجمعية. (*)

الإجراءات

  1. تقوم الجمعية بإعداد لائحة للمخالفات والعقوبات المترتبة عليها والتي قد تصدر من المتطوع أثناء تنفيذ الفرص التطوعية.
  2. تقوم الجمعية بتصنيف المخالفات إلى مستويات حسب تأثيرها وتكرار صدورها من المتطوعين.
  3. تحدد الجمعية آلية واضحة لتنفيذ الإجراءات التأديبية أو العقوبات في حق المتطوعين المخالفين.
  4. يخطر جميع الموظفين والمتطوعين ذوي الصلة بالإجراءات التأديبية المتخذة في حق المتطوع المخالف إذا كانت أعمالهم تتأثر بذلك.

ثالثاً: الفرز والتسكين

 

1. توثيق معلومات وبيانات المتطوعين

 

3,1,1

السياسة

تطلب وحدة العمل التطوعي المعلومات الأساسية التي تخدم تسكين المتطوعين في الفرص التطوعية، ويتم تسجيلها بطريقة تلائم طبيعة الفرصة والمتطوعين المحتملين لتنفيذها.

3,1,2

السياسة

تتأكد وحدة العمل التطوعي من مطابقة ارقام السجلات المدنية للمتطوعين قبل تسكينهم في الفرص التطوعية.

الإجراءات

  1.  يقوم المتطوع بتسجيل بياناته ومعلوماته اللازمة للفرص التطوعية.
  2. تقوم وحدة العمل التطوعي بالتحقق من ملاءمة البيانات والمعلومات الخاصة بالمتطوعين للفرص التطوعية المتاحة.
  3. تقوم وحدة العمل التطوعي بمطابقة ارقام السجلات المدنية للمتطوعين قبل توقيع اتفاقية التطوع.

 

 

 

 

2. حماية خصوصية المتطوعين

 

3,2,1

السياسة

تقوم الجمعية باتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية بيانات المتطوعين المسجلين لديها، كما تضمن عدم نشرها أو تداولها مع أي منظمات أخرى إلا بعد أخذ الإذن من المتطوعين. (*)

الإجراءات

  1. تقوم إدارة تقنية المعلومات في الجمعية بحفظ بيانات ومعلومات المتطوعين إلكترونيا.
  2. تطلب وحدة العمل التطوعي إذن المتطوعين الذين لديهم الرغبة في تحويلهم لمنظمات أخرى وذلك قبل تزويد المنظمات ببياناتهم.

 

3. التعامل مع المتطوع في حالة عدم قبوله

 

3,3,1

السياسة

تعتمد وحدة العمل التطوعي آلية للتواصل مع المتطوعين الذين تم رفضهم وإبلاغهم بالاعتذار عن قبولهم في الفرصة مع توضيح أسباب ذلك.

الإجراءات

  1. تقوم وحدة العمل التطوعي بإفادة المتقدمين للفرصة التطوعية بأسباب عدم قبولهم بالطريقة المناسبة والوسيلة الملائمة.

 

 

 

 

 

 

 

 

رابعاً: التوجيه والتدريب

 

1. التوجيه والتعريف

 

4,1,1

السياسة

تعد وحدة العمل التطوعي في الجمعية خطة لتعريف جميع المتطوعين الجدد بدورها في خدمة المجتمع وتعريفهم بإدارات وأقسام الجمعية والعاملين فيها كما تقوم بتعريفهم بالمخالفات والإجراءات المترتبة عليها، وآلية تطبيقها. (*)

الإجراءات

  1. يتم وضع إجراءات تنفيذ التوجيه للمتطوعين الجدد وفق نموذج تخطيط اللقاء التعريفي بالمتطوعين الجدد رقم (7) .
  2. تزويد كل متطوع جديد بنسخة من المستندات، الأدلة أو البروشورات التي يحتاجها المتطوعون مثل (دليل المتطوع، الدليل التعريفي، نسخة من الوصف الوظيفي الخ).
  3. يقوم مدير وحدة العمل التطوعي بتعريف المتطوعين الجدد بأهم المعلومات عن الجمعية والعاملين فيها.
  4. يقوم مدير وحدة العمل التطوعي بإعلام المتطوعين الجدد بالحالات التي يتم فيها اتخاذ إجراءات أو جزاءات تجاه المتطوع، ويوضح لهم الإجراء الإداري الذي يتم اتباعه في مثل هذه الحالات، ومستلزماته وأثره على المتطوع والفرصة التطوعية.

 

2. التدريب والتطوير

 

4,2,1

السياسة

تسند الجمعية مهمة تدريب المتطوعين وتطوير قدراتهم ومهاراتهم للقيام بفرصهم التطوعية إلى مدير وحدة العمل التطوعي والعاملين معه في التطوع.

الإجراءات